本文首次发表于 2022 年 <> 月版的《个人护理杂志》。

2020年<>月，化妆品中常用的香水百合在欧盟和北爱尔兰被禁止。被视为致癌、致突变或生殖毒性物质的公司有两年的时间去除这些市场上产品中的花香。

这意味着要与多个品牌、多个产品线的利益相关者合作，并深入研究众多成分列表以快速重新配制，然后向各个机构重新注册混合物以验证合规性。

几年前，该行业经历了类似的过程，当时另一种常见的香料过敏原Lyral（丁苯基甲基丙醛）被添加到违禁物质清单中。与百合一样，Lyral在2019年2021月之后将不再被允许在欧洲销售，现有的产品线将被允许保留到<>年<>月。

仅相隔两年，新法规被证明是一个复杂而令人困惑的雷区，但这是在全球市场开展业务的公司的新常态。法规将继续发展，新的指导方针将被引入，如果公司希望继续在这些国家开展业务，他们将不得不做出反应。

导航响应工作对行业具有广泛的影响。这个过程往往充满了焦虑，计划和团队经常因中断而脱轨。不透明和不同的业务结构使得跟踪进度和验证合规性措施变得困难。缺乏可追溯性和可见性通常会导致松散的结局，这可能会给法规遵从性和客户安全带来严重的灾难。

不是每个人都在同一页面上

即使实施变革还有很长的路要走，新法规也可能悄悄地影响公司。对于大型组织尤其如此，在大型组织中，在公司范围内实施工作可能很困难。

大型企业通常由多个品牌组成，每个品牌规模各异，可能分为几个专注于特定目标的部门。可以有额外的细分，比如香水或护肤系列之间的分离，它们进一步细分为产品组，所有产品组都承担着不同的职责。

这种程度的碎片化意味着信息可能不完整、不准确，甚至迷失在所有混乱中。孤岛问题给组织带来了一些低效率，但它可能会给合规性带来主要障碍。

法规事务会让利益相关者了解新法规的影响，但除非有一个人负责跨品牌和产品线的所有功能，否则指令（包括来自监管部门的指令）很容易变得混乱或漂泊。

有些团队甚至可能直到游戏后期才知道更改或哪些产品受到影响。

为什么？并不总是立即清楚哪些行项目包含违禁成分。如果没有清晰的记录保存和强大的成分和配方数据库，就没有简单的方法来评估产品线。产品线中的库存单位 （SKU） 越多，调查就越困难。

除非企业合并了其产品信息，否则没有简单的方法来自动化配方分析或执行目录范围的搜索。相反，流程中的每个步骤都必须跨每个部门、组、产品和团队手动验证。变体产品，例如可销售产品、样品和测试人员之间的划分（包括不同的尺寸选项），只会增加此任务的复杂性。

气候总是在变化。新的法规或对现有法律定义和要求的频繁修订为合规工作奠定了不确定的基础。不同当局之间缺乏共识加剧了混乱;在一个市场或国家允许的事情很容易在其他地方被禁止。

这有助于增加SKU系列和混淆，引入新的产品配方来检查合规性，每个配方都针对具有不同监管要求的不同市场。

管理这个由不同人拥有的品牌和利益相关者的复杂网络，由了解部门和团队如何融入大局的个人负责。这一责任由母品牌承担，母品牌必须并将对法规遵从性负责。公司利用和执行的系统将决定新法规带来的混乱程度。

与无情的时钟赛跑

监管期限是不可协商的;如果您仍在为这些市场生产含有违禁成分的生产线，那么您不仅会冒着消费者和品牌安全的风险，而且您将因召回而赔钱。

避免严重损失意味着执行迅速果断的响应。一旦监管事务通知组织必要的合规行动，它就会全力以赴。公司现在的重点转向解决关键业务问题并制定战略以减轻任何负面影响。

您对现有库存有何计划？您是否了解生产新库存的频率？在规划未来时，你会坚持旧的配方吗？如果您的周转速度较慢，您对未售出的产品有什么计划？您不能用旧配方为这个市场生产更多产品，但您必须避免与客户出现“缺货”问题。

现在是重新制定的时候了。每个人都参与了这种变化。监管、研发、营销、包装设计和销售。您有一些时间用更新的配方补充产品线，但不多。

研发部门需要优先考虑这一提升，但首先他们需要知道要潜入哪些产品。他们将希望首先研究最畅销，最高周转的产品线。您将如何为他们追踪这些信息？一旦大型，明显的产品被更新，您将如何确保没有遗漏任何东西，尤其是那些容易被忽视的SKU？

您的采购团队和供应商不会有重要产品的背景;您还需要加快速度。

根据全球法规更改产品会影响下游的每个人。销售团队需要更新订购系统，以便将正确的 SKU 交付给客户。此外，有人将不得不弄清楚您将在哪些市场推出新产品。配方和安全信息需要向当局注册，并且必须创建新的包装和标签以反映这些变化。

解决重新制定过程中出现的所有问题可能需要几个月的时间，如果没有正确的系统，由于碎片化造成的效率低下，它很快就会分崩离析。

过去做了什么

品牌、产品、香水和类型的复杂结构助长了对监管变化的破碎反应。代替集中式系统，使用自主开发的解决方案 - 有时是电子表格和螺旋装订记事本的忠实组合 - 用于记录产品状态，指导重新配方工作。

然而，由于没有统一的流程编纂，重要的产品知识很容易因员工流动、公司重组和糟糕的版本控制而丢失。你以为你正在看最新的配方，一个没有违禁成分的配方，但你真正浏览的是完全不同的产品线。

你所做的那些改变呢？它们仅适用于可销售的SKU，而不是也需要重新配制和重新包装的产品样品和测试人员。

这些记录保存系统随着新所有者的接管而退化。更重要的是，来自不同品牌、团队、产品和类型的利益相关者无法了解您自行开发的解决方案，因为不同的方法和本地管理的副本引入了额外的孤岛。

在某些情况下，已经获得了数字工具来帮助鼓励协作和可见性，但这些系统经常无法完全集成，这意味着使用不同工具的不同职责的利益相关者发现自己被困在熟悉的孤岛中。

帮助企业的某些部分专注于特定目标的相同结构引入了碎片和孤岛。敏捷性，即在面对重大变化时快速调整和响应的能力，当工作分散到如此多的派系时变得越来越困难。

使用单一事实来源管理混乱

隐藏在各种孤岛和分区背后的是关键产品数据，这些数据为组织的决策提供了信息。当这些见解和知识被困在各自的组中，隐藏在电子表格和记事本中时，数据的价值就会受到限制。

考虑一个保存在本地网络上的电子表格，假设它是需要更新以符合要求的0.17液量盎司/ 5毫升化妆水样品的成分表。如果没有适当的数字资源，跨公司分区授予对这些信息的访问权限的唯一方法是制作副本并将其转发给适当的利益相关者。
然而，这里存在风险。更新原件后会发生什么？利益相关者是否通过电子邮件发送新版本，而其他人是否删除旧文件？组织如何验证所有各方是否使用相同的当前信息？

它被称为数据碎片，这增加了与同步相同数据的多个版本相关的风险和挑战。碎片化只会增加制定重要业务决策的混乱，例如由于全球法规的变化而更新公式。

然而，也有相反的情况。当组织整理信息，创建单一事实来源时，利益相关者可以利用数据做更多的事情，包括快速、确定地响应市场力量。
单一事实来源是一个系统，其中数据不是重复或孤立的，而是引用的。对于拥有大量利益相关者和产品的组织来说，单一事实来源可能是将效率引入运营的最佳方法。

不是复制产品数据（这会产生变体和碎片），而是将源聚合、链接并存储在一个位置。这保证了每个人都在查看相同的信息和数据。访问规则可确保专有信息的安全，但利益相关者可以找到并阐明通常被锁定在孤岛后面的重要部分。

单一事实来源由中央数据仓库或存储库（如云）启用，可避免分区、消除冗余并为利益相关者维护当前版本。该系统还保留版本历史记录，清楚地记录过去，以便随着时间的推移跟踪更改。

正是这种技术使公司在重新配制和重新标记产品线时确保合规性。

集中产品数据的平台

随着新的数字解决方案被引入以实现企业转型，利益相关者发现自己遇到了熟悉的复杂性，包括解决一个利益相关者问题但无法与其他公司资源完全集成的单点解决方案和产品。

由于无法监控或沟通产品的线性进展，公司发现他们希望避免的孤岛的数字表现形式扼杀了工作。产品生命周期管理 （PLM） 系统可以成为许多此类组织的救生元素。

通过捕获从构思到运输的整个产品生命周期的端到端数据，化妆品公司获得了他们一直在寻求的重要可追溯性和可见性。PLM 平台不是单点解决方案，而是一套专门针对基于公式和流程的行业的工具。

一旦这些数据被摄取为单一来源或事实，公司就可以引入重要的效率和治理。所有流程、公式和产品交互（例如何时、何地、内容和人员）现在都已记录并可搜索。

PLM 平台引入了重要的控制和监督，包括问责制。可以快速轻松地识别流程所有者，准确记录他们的行动项目，并解决未解决的步骤。有了这些信息，产品状态就不再是神秘的，可以接受优化，但更重要的是，消除了松散的线程。

借助云等技术，整个组织的利益相关者都可以使用这些数据。更重要的是，可以从位于世界各地的办公室和工厂访问和共享它。

这是公司成功实施响应所需的安心和信心。当新的监管指南引入市场时，受影响的产品可以立即突出显示。一个好的 PLM 平台足够精细，可以识别哪些配方包含受限成分并需要修复。
平台内的配方工具意味着研发部门可以立即着手起草新产品。一旦确定了新方向，就可以将配方分配给不同的生产线，从而使成分交换快速且易于管理。

由于该公式在整个系统中保留为单一事实来源，因此所有团队都使用相同的信息。产品标签将准确合规，重要的监管文件，包括SDS，可以自动创作和注册。

更重要的是，索赔可以得到验证。由于能够在整个产品开发生命周期中触发审批，流程所有者可以验证更改是否已实际进行并准确表示。这种程度的监督和保证减少了与验证公式更新相关的操作负担。

曾经分散和隐藏在公司中的重要业务数据现在可以有组织地利用。公司可以依靠技术作为记录，而不是依靠一个人来获得所有重要的产品信息。

结论

化妆品行业的日益全球化意味着公司在多个国家/地区设有办事处和工厂，服务于各种市场，并且需要遵守广泛的监管机构。
将可靠的产品生命周期管理平台作为单一事实来源，让您高枕无忧，保持敏捷性。快速、安全和准确的整体信息使公司能够自信地做出这些决策。这就是轻松管理监管变化造成的中断的方式。
然而，这里还有另一个结论 — 产品开发是由各种趋势驱动的，而不仅仅是合规性。采用互联技术的公司可以更快地做出响应，甚至以更快的上市时间领先。